ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления или управление документацией на сегодняшний день неоспоримо является самостоятельной сферой профессиональной деятельности, которая существует в развивающемся информационном обществе под влиянием информационных технологий и научно-технических достижений в области информатизации.
Сегодня документ является основным способом управления и представления информации, его значение в деятельности организации повышается. Более того, развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых в организации на различных этапах жизненного цикла производства продукции или оказания услуг.
Поэтому использование информационных систем управления документами, упорядочивающих процессы подготовки, исполнения и хранения документов, систематизирующих процессы работы с документами как составные части процессов управления и принятия решений, создающих единое информационное пространство организации, является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.
 Внедрение корпоративной информационной системы является одним из способов решения указанной проблемы, при этом одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является информационная система управления документами (ИСУД). Это объясняется следующим образом: любая организация, независимо от вида деятельности – это совокупность взаимодействующих элементов (сотрудников и подразделений), которые связаны между собой функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса) и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т.д.). Информационное взаимодействие осуществляется при помощи документов.
Тематика внедрения информационных систем управления документами актуальна и вызывает повышенный интерес у российских организаций, что находит своё отражение в большом количестве внедрений указанных систем, однако в современной российской действительности проведения проектов внедрения ИСУД часто не достигаются все поставленные цели, встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате информационные системы эксплуатируются в ограниченном объёме, что не позволяет организациям получить преимущества от применения указанных систем и дискредитирует в их глазах данный способ совершенствования системы управления.
В целом вопросы управления документацией, информатизации делопроизводства, комплексной автоматизации организаций нашли своё отражение в отечественной и зарубежной литературе, в трудах учёных: И. Ансофф, К. Грей, Р. Гудфеллоу, Д.А. Гаврилов, А.П. Градов, М. Хаммер, Дж. Чампи, Д.В. Исаев, Д. Ландватер, Н.А. Оладов, Д. О’Лири, С.В. Питеркин, Ф. Раафата, М. Сафизаде, А. Стрикленд, О. Уайт и др. К сожалению, часто предложения авторов носят общий характер или ориентированы на внедрение корпоративных информационных систем управления ресурсами предприятия (ERP), недостаточно учитывают российскую специфику ведения подобных проектов. Как следствие, применительно к решению задачи совершенствования системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами указанные методики требуют переосмысления, основывающегося на основных положениях теории управления проектами, представленных в трудах следующих отечественных и зарубежных учёных: В.Н. Бурков, В.И. Либерзон, Д.А. Новиков, А.С. Товб, Г.Л. Ципес, В.Д. Шапиро, В.И. Воропаев, В.Н. Лившиц, М.Л. Разу и др.
Основным недостатком многих работ, посвящённых совершенствованию системы управления организацией с помощью информационных технологий, в частности, за счёт внедрения информационных систем управления документами, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина и др., также данная проблематика также нашла своё отражение в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.
Целью дипломной работы является разработка организационного механизма совершенствования системы управления организации за счет улучшения её документационной культуры.
Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие задачи дипломной работы:
1. Определение современного значения понятия «документ», требований к системе управления документацией организации.
2. Рассмотрение значения корпоративной культуры в деятельности организации, выделение и изучение особой её составляющей – документационной культуры.
3. Совершенствование методов выбора, внедрения и эксплуатации информационных систем управления документами, направленное на улучшение документационной культуры организации.
4. Изучение эффективности предложенных методов на примерах проектов внедрений ИСУД.
 База исследования является ЗАО «Базальт-С». Объектами исследования: ...
На странице представлена краткая версия работы.
Полную версию Вы можете получить в офисах Всероссийского Учебного Центра Elite Education или по электронной почте.


ГЛАВА 1. ВЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА  НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАЦИЕЙ

1.1.    Роль документооборота  в эффективности управления корпорацией


В настоящее время организация работы с документами переживает новый подъем интереса к проблеме со стороны государственных структур, включая регулирующие и контролирующие органы. Признали важность этой работы и фирмы, специализирующиеся на разработке и внедрении систем электронного документооборота и ведении электронных архивов документной информации, сами государственные, муниципальные и коммерческие организации .
По всей видимости, стагнация в этой сфере управления, имевшая место последние десятилетия, заканчивается. Достаточно ярким примером этому служит утверждение Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст Государственного стандарта по управлению документами. Во второй половине XX века в стране велись широкомасштабные работы по совершенствованию документационного обеспечения управления, практическим выходом которых были и 16, а позднее 18 унифицированных систем документации (УСД), и обновление правил работы архивов организаций и сроков хранения документов. И, наконец, Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Понятие "документ" возникло в сфере права и в переводе с латинского означает "доказательство", "свидетельство", поэтому первоначально научные знания о документе развивались в рамках юридической науки. Однако как самостоятельная наука о документе она получила международное признание лишь в первой половине XX века. Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды. С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения .
В 50-60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.
С начала 60-х годов возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение".
К сожалению, с конца 1980-х годов интерес государственных структур к этой сфере деятельности стал угасать, и, соответственно, стали сворачиваться прикладные разработки в этой сфере управления документами. Достаточно отметить, что уже четвертый год в стране нет ведомства, несущего ответственность за состояние работы с документами, а новые стандарты выпускаются не в системе УСД, а в системе СИБИД.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Управление документами. Общие требования" является, по сути, первым за многие годы нормативно-методическим документом по организации работы с документами в России. Анализ его содержания, прежде всего, показывает, что направление, выбранное специалистами-документоведами почти сорок лет назад, полностью соответствует мировым тенденциям в этой, единой для всех стран, сфере профессиональной деятельности. Конечно, смена экономической формации, ослабление и дальнейшее свертывание руководящей, везде и во всем, роли государства уже внесли и будут вносить свои коррективы в расширение самостоятельности организаций по ведению документации. Но расширение самостоятельности не равнозначно наплевательскому отношению, анархии и дилетантству; и именно на повышение профессионального качества организации работы с документами и направлен новый нормативный документ.
Стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и ГОСТ Р ИСО 14001-98; методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.
В соответствии с ГОСТом управление документами в организации включает в себя:
- принятие политики и внутренних правил в сфере управления документами;
- распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
- установление и распространение процедур документирования обработки документов;
- предоставление конкретных услуг, относящихся к использованию документов;
- проектирование, внедрение и регулирование специализированных, например кадровых, систем для управления документами;
- интегрирование управления документами в общие процессы деловой деятельности организации.
Очень важным является тот факт, что стандарт еще раз подчеркивает - "документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности". Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Документы позволяют организациям:
- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
- предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;
- обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;
- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
- повышать эффективность деятельности всей организации;
- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
- соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
- обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;
- представлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;
- обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;
- сохранять корпоративную, индивидуальную память.
...
На странице представлена краткая версия работы.


1.2.    Влияние качества организации документооборота на эффективность работы предприятия


Регистрация документов - одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении управления. По своему определению регистрация - это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записи основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы .
Составные части документооборота и относящиеся к ним операции перечислены в таблице 1.1 . Их состав и последовательность несколько различаются для разных видов документов. Так, жизненный цикл исходящих документов включает в себя большее количество операций в сравнении, например, с жизненным циклом входящих документов.
Таблица 1. Составные части и операции жизненного цикла документов
    Составные части
документооборота    Операции   
документооборота    Группы документов              
            Входящие    Исходящие    Внутренние    Организационно-
распорядительные
1    Делопроизводство    Подготовка     
проекта        
документа                      
2        Согласование   
проекта        
документа                      
3        Отправка       
документа на   
подпись                        
4        Отправка       
документа на   
регистрацию                    
5        Регистрация                    
    Организация    
работы с       
документами                        
6        Ознакомление с 
документом                     
7        Внесение       
резолюций и    
выдача поручений               
8        Постановка     
документа,     
резолюций и    
поручений на   
контроль                       
9        Исполнение     
резолюций,     
поручений и    
документа в    
целом                          
10        Подготовка     
отчета об      
исполнении                     
11        Отнесение      
документа в дело        Вторые 
экземпляры       
12        Передача       
документа на   
архивное       
хранение                       
13        Уничтожение    
документов                     
        Обязательно                                        
        Возможно                                           
        Не применяется                                     
Рассмотрим, каким образом система электронного документооборота поддерживает весь жизненный цикл исходящего документооборота.
До регистрации документ проходит следующие стадии:
- подготовка проекта документа;
- согласование документа;
- отправка на подпись и подпись документа (или отказ в подписи).
Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте эти три стадии являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что как в подготовке, так и в согласовании может принимать участие большое количество людей и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходятся на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников.
Для автоматизации этих трудоемких операций в системе электронного документооборота может быть реализована возможность совместной подготовки документов, их согласования и визирования.
Реализованная в системе электронног...
На странице представлена краткая версия работы.
Полную версию Вы можете получить в офисах Всероссийского Учебного Центра Elite Education или по электронной почте.
1.3. Анализ качества документального обеспечения управления

Немаловажным фактором повышения качества работы с документами является возможность получения статистических отчетов по реальной загрузке сотрудников. Можно ли говорить о качественной работе с документами, если на работу с одним письмом тратятся десятки минут? Это - уже сигнал для руководства о перекосах в организации труда и необходимости что-то в ней менять.
Представим, что подпись получена, документ зарегистрирован и выслан корреспонденту.
Операция "ознакомление" не часто используется при работе с исходящими документами, поэтому поговорим подробнее о ней, когда будем рассматривать работу в системе электронного документооборота с организационно-распорядительными документами.
Но вернемся к ситуации, когда документ выслан корреспонденту. Зададимся вопросом: может ли быть резолюция или поручение по исходящему документу? В классическом делопроизводстве такого не встречается - руководитель не пишет на них резолюцию. Но в реальности с такими документами идет дальнейшая работа (которую обычно берут на себя исполнители документов): отслеживание получения ответа на исходящий документ и дальнейшие действия с ним.
Можно выделить три группы исходящих документов, различая их по тому событию, которое явилось причиной создания данного документа, и по тем действиям, которые нужно предпринять после отправки документа адресату:
- инициирующий - такой исходящий документ инициирует переписку между организациями (для него необходимо отслеживать получение ответа, по результатам которого предпринимать соответствующие действия);
- промежуточный - такой документ готовится в ответ на входящий, но не является окончательным ответом в переписке по затрагиваемому вопросу (нужно отслеживать получение ответа и после получения ответа готовить еще одно письмо);
- закрывающий - такой документ готовится в ответ на входящий и является окончательным ответом (получение ответа отслеживать не нужно).
Для выполнения всех этих операций важно иметь в составе функций системы электронного документооборота функцию контроля исполнения как самого документа, так и резолюций и поручений.
Можно видеть, что входящие и исходящие документы оказываются связанными между собой, и для удобства работы нужно эти связи отслеживать.
Поэтому при выборе системы электронного документооборота важно обратить внимание на то, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей. Например, входящий документ может быть связан с исходящим, но в одном случае входящий является ответом на исходящий, а в другом исходящий - ответом, причем промежуточным. Важно отслеживать эти тонкости, так как такие возможности экономят время на работу с документами. Можно сразу увидеть, ответ на какое письмо задерживается, и предпринять соответствующие меры - и все это без хлопотного перебирания массы бумажных документов.
Связи между документами могут быть более сложными. Так, исходящие документы могут быть связаны с внутренними и организационно-распорядительными документами.
К числу важнейших особенностей современного документооборота, которые сохранятся и в обозримой перспективе, следует отнести :
- использование корпоративных информационных систем, в т.ч. систем автоматизации документооборота, объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в т.ч. территориально обособленных);
- расширение применения электронных документов в сфере управления;
- изменение акцентов и приоритетов в пользу оптимизации работы с документацией в организации в целом, т.е. на корпоративном уровне, а не на уровне отдельных подразделений;
- необходимость использования современных концептуальных подходов (кроме управления документацией также и информационного менеджмента, управления проектами, процессного подхода и др.).
Эти особенности все в большей мере проявляются в деятельности ...
На странице представлена краткая версия работы.
Полную версию Вы можете получить в офисах Всероссийского Учебного Центра Elite Education или по электронной почте.

ГЛАВА 2. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ КАК МЕХАНИЗМ ПОВЫШЕНИЯ КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

2.1. Задачи корпоративного документооборота

В настоящее время все большее число организаций различных масштабов и сфер деятельности внедряют корпоративные системы электронного документооборота (далее - КСЭД). При этом углубленное изучение реального применения КСЭД показывает, что их управленческий и технологический потенциалы используются организациями в разной мере и не всегда оптимальным образом .
Важно учитывать, что внедрение КСЭД - это не единовременный акт, а процесс, охватывающий ряд необходимых этапов. Обратим внимание, что само понятие "внедрение" предполагает некое сопротивление среды, где будет применяться новшество, преодоление разного рода препятствий и барьеров (организационных, технических, экономических, кадровых, психологических и т.п.). С принятием внедряемой системы в постоянную эксплуатацию ее развитие не останавливается, поэтому дальнейшие стадии применения КСЭД (как и других корпоративных информационных систем) можно оценивать с позиций достижения различных уровней зрелости. В этом смысле понятие "зрелость" позволяет охарактеризовать реальную практику применения системы в организации.
Рассмотрим ключевые факторы, влияющие на развитие КСЭД и вместе с тем представляющие основные компоненты ее функционирования.
Во-первых, к ним следует отнести информационные ресурсы, под которыми для КСЭД будем понимать совокупность метаданных о зарегистрированных в системе документах (бумажных и электронных), способы и возможности их структурирования и использования, а также сами документы в электронной форме (либо электронные копии бумажных документов), файлы которых имеются в КСЭД и к которым могут непосредственно обращаться пользователи системы в процессе выполнения своих функций. Развитие информационных ресурсов КСЭД осуществляется в направлении постепенного перехода от сопровождения традиционного бумажного к смешанному электронно-бумажному документообороту, а в перспективе - к максимально возможному применению электронного документооборота.
Во-вторых, это программно-технические средства обеспечения информационных процессов, которые определяют информационно-телекоммуникационную структуру организации, системно-технические и функциональные возможности используемой КСЭД. От развития этих факторов зависит возможность электронного информационного взаимодействия подразделений организации (в том числе территориально удаленных), а также ее внешних коммуникаций.
В-третьих, это персонал организации, т.е. в первую очередь пользователи КСЭД. По мере поэтапного внедрения КСЭД в организации и достижения новых уровней зрелости системы число ее пользователей увеличивается, а также расширяются их функциональный и должностной составы.
В-четвертых, выделим нормативную базу применения КСЭД, установленные в организации процедуры и правила работы с документами. Нормативная база по вопросам управления документацией и применения КСЭД должна актуализироваться на каждом новом этапе внедрения и развития системы, расширения использования технологий электронного документооборота (как для управленческого документооборота, так и для технологического). Кроме того, корпоративные нормы по вопросам управления документацией являются производными от системы государственного регулирования в этой области, в настоящее время не вполне соответствующей современному уровню развития технологий электронного документооборота. Поэтому уровень зрелости КСЭД зависит не только от корпоративных норм и правил, но и от общегосударственной нормативной среды.
Все указанные выше основные компоненты функционирования КСЭД (информационные ресурсы, персонал, технические и программные средства, процедуры и правила работы) взаимосвязаны и взаимообусловлены. Обратим особое внимание на то, что они не статичны и имеют свои "жизненные циклы". Важно учитывать, что в процессе внедрения и развития КСЭД циклические характеристики этих основных компонентов ее функционирования могут не совпадать или даже пересекаться. Например, при внедрении КСЭД на базе сравнительно устаревшего программного обеспечения его "жизненный цикл" будет сдерживать развитие системы на более поздних этапах достижения зрелости (а значит, отразится и на общем эффекте от внедрения КСЭД).
В-пятых, особенности системы управления организацией являются факторами "сквозного" воздействия на все основные компоненты функционирования КСЭД. Дополнительно подчеркнем необходимость эффективного управления КСЭД как инновационным проектом.
Так, она должна адаптироваться к развитию системы управления, бизнес-процессов. Безусловно, при этом также важно участие руководства организации в расширении применения КСЭД. С одной стороны, это требуется для обеспечения управленческой поддержки данному проекту, с другой - встроенность КСЭД в процедуры управления предполагает также участие руководства (непосредственное либо опосредованное, достаточно часто встречающееся на практике) в работе с системой. Это важно, чтобы не было разрывов в бизнес-процессах и процедурах электронного документооборота.
Существует и более масштабная закономерность, относящаяся к влиянию корпоративных информационных систем и технологий на развитие управленческой интеграции. Интеграционный эффект КСЭД (как и других корпоративных информационных систем) тем значительнее, чем более высокий уровень зрелости системы достигнут в данной организации.
Указанные обстоятельства позволяют судить о том, что можно выделить различные уровни зрелости КСЭД в зависимости от факторов, непосредственно определяющих ее функционирование, а также от других факторов внутренней среды организации, ее системы управления.
Рассматриваемая ниже модель уровней зрелости КСЭД дает возможность как оценить реальную практику применения уже внедренной системы, так и наметить направления ее совершенствования для более полной реализации потенциала КСЭД, достижения большей системной зрелости.
При разработке модели учитывался практический опыт внедрения и развития различных систем автоматизации документооборота в России и ряде зарубежных организаций, а также опубликованные аналитические материалы (в частности, публикации компании "Гартнер", анализирующей тенденции развития информационных технологий в мире, в которых предложены подходы к оценке зрелости отдельных видов новых информационных технологий).
Модель уровней зрелости КСЭД создана с учетом опыта внедрения и развития системы автоматизации документооборота в Центральном банке Российской Федерации (Банке России). Особая ценность опыта Банка России для исследования уровней зрелости КСЭД определяется прежде всего длительным временем эксплуатации системы, масштабами ее использования, реальными достижениями в применении технологий электронного документооборота и развитии нормативной базы. Важно подчеркнуть, что со времени внедрения системы автоматизации документооборота в центральном аппарате Банка России прошло около 12 лет. Более 9 лет аналогичные системы действуют в территориальных учреждениях и организациях Банка России (около 100). Кроме того, система внедрена в расчетно-кассовых центрах и других подразделениях Банка России. Взаимодействие автономных баз данных осуществляется в рамках общей корпоративной технологии, получившей название "взаимоувязанный документооборот". Обширный статистический материал о ходе внедрения и эксплуатации системы в центральном аппарате и учреждениях Банка России, достигнутый общий высокий уровень использования ее потенциала (при том, что процесс развития системы продолжается и в разных учреждениях Банка России масштабы ее применения могут несколько различаться) в совокупности дают возможность выделить ряд типичных уровней зрелости системы электронного документооборота. Сопоставление их с практикой работы других организаций подтверждает выявленные закономерности.
Предлагаемая модель включает шесть уровней зрелости КСЭД (от нулевого до пятого). При выделении и обозначении уровней зрелости КСЭД принимались во внимание охарактеризованные выше факторы, относящиеся к информационным ресурсам, программным и техническим средствам, персоналу, нормативному обеспечению и особенностям системы управления.
Уровень 0 - нулевой. Этот уровень зрелости характерен для организаций с достаточно развитой организационной структурой, из-за чего процесс внедрения КСЭД в подразделениях осуществляется постепенно. Пока КСЭД внедрена еще не во всех подразделениях, поэтому ее применение сосуществует с ранее принятыми в организации формами и процедурами работы с документами. Основные задачи - завершить подключение всех подразделений организации, участвующих в документообороте, проводя одновременно мероприятия по оптимизации и унификации процессов работы на основе КСЭД, а также подготовить проекты документов, регламентирующих ее обязательное применение.
Уровень 1 - начальный. КСЭД внедрена во всех подразделениях организации, и ее применение является обязательным. На начальном уровне применения круг пользователей системы, как правило, ограничивается работниками службы документации, а также работниками, выполняющими функции по работе с документами непосредственно в подразделениях. При этом общее число пользователей КСЭД обычно составляет около 10% от общего числа сотрудников организации. Отсюда важно повышать осведомленность остальных сотрудников о возможностях корпоративной технологии. В этот период решаются основные вопросы применения системы, регламентируется ее использование, проводятся оптимизация и унификация документооборота. Работа с электронными документами (электронными копиями бумажных документов) также находится в самой начальной стадии (обычно практикуется распечатка электронных файлов на бумажный носитель пользователями КСЭД, а остальные сотрудники работают уже с бумажными документами). Возможен и вариант, когда КСЭД используется лишь для сопровождения бумажного документооборота. Работа на данном этапе может вестись с электронными карточками без прикрепления файлов документов, при этом накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии. В работе пользователей при внесении информации в систему могут отмечаться ошибки.
Уровень 2 - распространяющийся. Общее число пользователей КСЭД уже может достигать примерно 20 - 25% от общего числа сотрудников организации. Число пользователей системы расширяется за счет специалистов подразделений, использующих КСЭД в справочно-информационных целях при выполнении своих основных функций. Эти пользователи сами могут работать с документами в электронной форме, без их предварительной распечатки. При этом определяются и нормативно закрепляются виды документов, для которых обязателен ввод в КСЭД их электронных файлов. Ошибочные действия пользователей встречаются редко (как правило, у новых пользователей).
Уровень 3 - продвинутый. Общее число пользователей КСЭД составляет примерно половину от общего числа сотрудников организации. Активно используется внутренний документооборот в электронной форме, хотя часть документов может циркулировать по-прежнему в бумажной форме. Доля электронных документов или электронных копий бумажных документов в смешанном электронно-бумажном документообороте может составлять 30 - 50% от общего объема документооборота организации (или даже более в зависимости от особенностей ее документации). Развивается дифференциация документооборота в связи с оптимизируемыми бизнес-процессами, а также, если требуется, максимально расширяется видовой состав документов, работа с которыми осуществляется с применением КСЭД.
Уровень 4 - стандартизованный. Общее число пользователей КСЭД составляет более половины от общего числа сотрудников организации и охватывает практически всех специалистов и руководителей подразделений, участвующих в основных бизнес-процессах. Возможно личное участие в использовании КСЭД высшего руководства организации. Практикуется или находится в стадии освоения технология электронного согласования проектов документов. Более половины внутреннего документооборота организации осуществляется в электронной форме.
Применение КСЭД рассматривается как основа управленческих коммуникаций внутри ...
На странице представлена краткая версия работы.
Полную версию Вы можете получить в офисах Всероссийского Учебного Центра Elite Education или по электронной почте.